Conceptos básicos de la gestión de riesgos para los miembros del equipo de proyecto

A lo largo de mi carrera gestionando proyectos en diferentes sectores industriales, he observado que las personas que hacen parte del equipo de un proyecto tales como, patrocinadores, gerentes funcionales, ingenieros, líderes de área, supervisores, contratistas, etc.; por ser los representantes de las áreas técnicas su conocimiento en Gerencia de Proyectos es poco o nulo. Esto hace que sean reacios a la gestión de riesgos y no comprendan la importancia de este proceso ni sus conceptos básicos.

Al momento de realizar una sesión de identificación de riesgos con los involucrados de un proyecto, se evidencia confusión en los conceptos de Riesgo y Causa y en ocasiones los participantes identifican la Causa como el Riesgo y viceversa. Por otra parte, los miembros del equipo del proyecto al momento de elaborar una respuesta ante un riesgo no saben redactarla apropiadamente dificultando el proceso de planeación y control de los Riesgos.

Este artículo explicara los conceptos básicos de la gestión de riesgos de una forma sencilla y práctica a través de una situación de la vida diaria, que posteriormente se aplicaran a un proyecto en particular de la industria de construcción para un entendimiento a nivel profesional, de tal forma que cualquier miembro de un equipo de proyectos o Interesado pueda aplicarlo.

CONCEPTOS BÁSICOS: RIESGO, CAUSA Y PLANES DE RESPUESTA – ACCIÓN DE MITIGACIÓN

El Riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta, que, de producirse, tiene un efecto negativo o positivo en uno o más objetivos del proyecto tales como el alcance, el cronograma, el costo y la calidad[1].

Una Causa podría ser un requisito especificado o potencial, un supuesto, una restricción o una condición que crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas[2]. Hay varias formas de responder ante un riesgo con efecto positivo o negativo, por ejemplo:

Riesgos Negativos:

1. Evitar
2. Transferir
3. Mitigar
4. Aceptar

Riesgos Positivos:

1. Explotar
2. Mejorar
3. Compartir
4. Aceptar

Para efecto más práctico del artículo solo trataremos la acción de mitigación ya que normalmente es la más común a la hora de responder ante un riesgo.

Una acción de mitigación es una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual el equipo del proyecto actúa para reducir la probabilidad de ocurrencia o impacto de un riesgo[3].

Una vez ya se tiene el riesgo y la causa definida, la forma más fácil y organizada sugerida por el autor para redactar un riesgo, es como se muestra a continuación:

COMO IDENTIFICAR Y REDACTAR UN RIESGO, CAUSA Y UN PLAN DE RESPUESTA – ACCIÓN DE MITIGACIÓN.

Riesgos – Causas:

• Los riesgos deben ser identificados basados en un Objetivo.
• Los riesgos no pueden ser restricciones (ya que es algo existente y se debe hacer un plan de contingencia para contrarrestarlo)
• Al momento de identificar el riesgo la persona debe preguntarse: ¿Que no quiero que pase, que pueda impactar el objetivo del proyecto?
• La causa del riesgo debe ser la restricción, supuesto, requerimiento o condición que origine ese evento indeseado u oportunidad.

Acción de mitigación:

• La acción de mitigación debe ser verificable y medible, ejemplo: una acción, un acta de reunión, un mail, un documento, etc.
• Debe cumplir con estos criterios: Que, como, para que y cuando.
• La acción de mitigación siempre debe estar enfocada a la causa del riesgo.

EJEMPLOS PRÁCTICOS – CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

A continuación, se mostrarán a manera de ejemplos la aplicación de los conceptos básicos de la gestión de riesgos en una situación de la vida diaria y otro aplicado a la industria de construcción. La secuencia lógica de los ejemplos estará enumerada de la siguiente forma: el riesgo # 1, está relacionado con la causa #1 y la acción de mitigación #1.

EJEMPLO 1 – CASO DE LA VIDA DIARIA

Objetivo: Llegar al trabajo a las 7:30am

Riesgos (¿Que no quiero que pase, que pueda impactar el objetivo del proyecto?)

1. Levantarme tarde
2. Vías con mucho tránsito vehicular
3. No disponibilidad de taxis
4. Carro sin gasolina

Causas (Condición, supuesto, restricción o requerimiento que origina ese evento o riesgo)

1. No puse la alarma / me acosté tarde
2. Pocas vías alternas
3. Hora pico
4. No hay disponibilidad de dinero en efectivo.

Acción de mitigación (Que, Como, Para Que y Cuando) – Enfocado a la causa del riesgo.

1. Programar en el celular la alarma para todos los días en la noche de hoy, descargando una aplicación para tal fin.

Medio de verificación: descargar la aplicación y la programación de la alarma en la noche.

2. Identificar las vías menos congestionadas, usando la aplicación WAZE una vez me levante en la mañana, para evitar en alto tráfico vehicular en las vías principales

Medio de verificación: el uso de WAZE en la mañana.

3. Levantarme más temprano, para evitar el alto tráfico vehicular, programando la alarma 1 hora antes de lo normal esta noche.

Medio de verificación: programación de la alarma 1 hora antes de lo normal en la noche.

4. Hacer un ahorro para gasolina mensual, y guardarlo en una alcancía para que en caso de que no tenga dinero pueda tomarlo del ahorro

Medio de verificación: guardar el ahorro mensual en la alcancía.

REDACCIÓN SUGERIDA: = RIESGO / CAUSA / IMPACTO

1. Levantarme tarde, debido a que no puse la alarma la noche anterior, haciendo que llegue tarde al trabajo.
2. Vías con mucho tránsito vehicular, debido a las pocas vías alternas, impactando en la hora de llegada al trabajo.
3. No disponibilidad de taxis, debido a que es hora pico en la ciudad, impactando en la hora de llegada al trabajo.
4. Carro sin gasolina, ya que no tengo dinero en efectivo, impactando en la hora de llegada al trabajo.

EJEMPLO 2 – CONSTRUCCIÓN DE UNA CASA

Objetivo: Construcción de una casa de 2 niveles cumpliendo con los estándares de calidad de la industria nacional, en un tiempo máximo de 6 meses con un presupuesto de USD $200.000

Riesgos (¿Que no quiero que pase, que pueda impactar el objetivo del proyecto?)

1. No poder encontrar mano de obra especializada en la región del proyecto para los acabados interiores.
2. Multas o sanciones ambientales

Causas (Condición, supuesto, restricción o requerimiento que origina ese evento o riesgo)

1. Debido a la alta demanda por proyectos en ejecución en la zona con alta demanda de este tipo de mano de obra.
2. Debido al incumplimiento de los requerimientos de la licencia ambiental por parte del contratista XYZ.

Acción de mitigación (Que, Como, Para Que y Cuando) – Enfocado a la causa del riesgo.

1. Identificar mano de obra especializada en las regiones más cercanas al proyecto a través de un sondeo durante el 1er mes, para tener una alternativa en caso de no haber disponibilidad de dicha mano de obra en el momento requerido.

Medio de verificación: El documento que muestra el sondeo de las regiones cercanas al primer mes del proyecto.

2. Asegurar el cumplimiento de lo estipulado en la licencia ambiental, incluyendo los requerimientos de ésta dentro de las obligaciones específicas del contratista XYZ, antes de iniciar la obra, para evitar multas o sanciones durante la ejecución.

Medio de verificación: El contrato con los requerimientos de la Licencia Ambiental antes de iniciar la obra.

REDACCIÓN SUGERIDA: = RIESGO / CAUSA / IMPACTO

1. No poder encontrar mano de obra especializada en la región del proyecto para los acabados interiores, debido a la alta demanda por otros proyectos en ejecución en la zona de este tipo de mano de obra, haciendo que se retrase el cronograma e impactando en la calidad del proyecto.
2. Multas o sanciones ambientales, debido al incumplimiento de los requerimientos de la licencia ambiental por parte del contratista XYZ, impactando en el presupuesto base y en el cronograma de ejecución del proyecto

Con base en los ejemplos anteriores podemos concluir que un Riesgo se diferencia de una Causa debido a que el Riesgo es el evento que puede impactar el o los objetivos del proyecto y la causa es lo que origina ese Riesgo. Adicionalmente se concluye que hay diferentes planes de respuesta a un riesgo ya sea positivo o negativo como se mencionó anteriormente, pero la respuesta más común es la acción de mitigación y ésta debe cumplir con ciertos criterios para poder ser efectiva.

Si cada miembro del equipo del proyecto o interesado logra tener claros estos conceptos básicos, la identificación y control de los riesgos serán más eficientes y eficaces en un proyecto.

[1] PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI), La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®). Quinta Edición, Publicaciones PMI, Pág. 310.

[2] PMI, Guía PMBOK® – Quinta Edición, Publicaciones PMI, Pág. 310

[3] PMI, Guía PMBOK® – Quinta Edición, Publicaciones PMI, Pág. 345