Las organizaciones actualmente desarrollan procesos que son cambiantes en el tiempo con la finalidad de adaptarse a la dinámica de los mercados y optimizar sus operaciones, por otro lado los procesos evolutivos organizacionales dan pie y fundamento para que estos procesos cambien y la organización pueda apalancarse en la mejora continua.
“La única cosa constante en la vida es el cambio”
– Francois de la Rochefoucauld
Podríamos definir la gestión del cambio (MOC, por sus siglas inglés) como un proceso de evaluación y gestión de los riesgos asociados a las modificaciones que pueden ser temporales o permanentes dentro de las organizaciones, para complementar esta definición revisemos lo que plantea la ISO 55001:2014, en su requerimiento 8.2.
“Antes de implementar cualquier cambio, se deben valorar los riesgos asociados a cualquier cambio planificado, permanente o temporal, que pueda tener un impacto en el logro de los objetivos de la gestión de activos”
La organización debe asegurar que dichos riesgos se gestionen de acuerdo con los apartados 6.1 y 6.2.2.
“La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias no deseadas de los cambios, tomando acción para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario”
Gestionar los riesgos asociados a los cambios y documentar los mismos es una de las tareas más importantes en este aspecto para las organizaciones, es así que en la práctica las grandes corporaciones tienen procesos documentados para la correcta evaluación, aprobación, control y seguimiento de esto antes de su implementación.
Pareciera obvio pensar que el sentido común es el más común de los sentidos, sin embargo en la práctica no funciona de esta manera, en muchas organizaciones donde hemos tenido la posibilidad de realizar diagnósticos y auditorias asociados a la ISO 55001:2014, nos encontramos con muchas desviaciones.
El desarrollo de un eficaz sistema para la gestión de los cambios dentro de la organización, requiere la evolución de la organización hacia una cultura de mejora continua, pero también exige un alto compromiso de los líderes de procesos en la implementación de estos. Este liderazgo debe ser potenciado desde la alta dirección.
Para la obtención de buenos resultados en el proceso de implementación Zimmermann, propone trabajar desde cuatro perspectivas tal como lo muestra la figura 1.
UN EJEMPLO
Se ha llevado a cabo un proceso de adecuación tecnológica de un sistema de control de los dosificadores de químico para el agua de enfriamiento de los activos críticos de la planta.
Cuando realizamos la revisión del requerimiento 8.3, se evidencian algunos hallazgos:
- Proceso de cambio no se encuentra documentado.
- No han sido evaluados los riesgos asociados a su implementación.
- Dentro del ERP o EAM, aún se encuentra registrados los activos que fueron dado de baja y los nuevos no están dentro del inventario de activos.
- No se han actualizado los P&ID
- Los planes de mantenimiento no se corresponden con la nueva tecnología sino con la tecnología anterior.
- No están codificados los repuestos críticos asociados al nuevo sistema dentro del catálogo de repuestos de la organización.
HACIA DÓNDE AVANZAR
Muchas organizaciones vienen avanzando en hacer parte de su cultura organizacional la evaluación, documentación, control y seguimiento de los procesos de cambio que deben gestionar, para ello es importante considerar no solamente los cambios a nivel de los procesos medulares, sino todos aquellos cambios que pueden impactar en los objetivos y que forman parte de la organización, como lo establece la ISO 55002:2014, en su cláusula 8.2.2:
- Estructuras, roles o responsabilidades de la organización;
- Política, objetivos o planes de la gestión de activos;
- Procesos o procedimientos para las actividades de la gestión de activos;
- Nuevos activos, sistemas de activos o tecnologías (incluyendo obsolescencia);
- Factores externos a la organización (incluyendo nuevos requisitos legales y regulatorios);
- Restricciones en la cadena de suministros;
- Demandas de productos y servicios, contratistas o proveedores;
- Demandas de recursos, incluyendo demandas competitivas.
ALGUNOS BENEFICIOS DE UNA ADECUADA GESTIÓN DE LOS CAMBIOS
Desde el punto de vista de la Guidelines for the Management of Change for Process Safety; 2008, un adecuado manejo de los cambios permite:
a) Evaluar los posibles riesgos asociados, planificar, ejecutar y verificar las acciones de los cambios planteados, por lo que se reduce el número de incidentes y problemas potencialmente asociados a estos una vez ejecutados.
b) Es posible identificar los peligros.
c) Garantiza una correcta actualización de la documentación y registros asociados ( Información de mantenimiento, operaciones, procesos, etc)
d) Involucramiento del personal en el proceso de gestión de los cambios, mediante planes de formación y divulgación.
e) Fomento de la cultura de la evidencia objetiva, no es posible implementar un cambio, sin que haya sido aprobado y documentado en cada etapa.
f) Facilitan la implantación de prácticas de trabajo seguras.
g) Evaluar costos asociados a los cambios y su impacto en el negocio.
Adicionalmente les comparto un proceso de gestión de cambio como guía, sin embargo es importante señalar que estos procesos deben ser desarrollados por cada organización y adecuarse a su contexto operacional.
Este proceso de gestión del cambio debe formar parte del conjunto de documentos que una organización debe mantener actualizada y la cual es necesaria para alinearse a los requerimientos de la norma ISO 55001:2014, específicamente en el apartado 7.6 referente a documentación de la Información.
