Selección del personal para mantenimiento industrial

En Europa, y especialmente en España, hay una carencia demostrada de profesionales de oficios. Así, tratar de contratar a un tornero, fresador, matricero, mecánico industrial, electricista, instrumentista, etc., se convierte a menudo en una tarea difícil de gestionar. La alta demanda de este tipo de perfiles, las carencias del sistema formativo que premia con mayor prestigio profesional las carreras universitarias, la falta de centros especializados en la formación de profesionales de mantenimiento dificulta los procesos de selección y contratación e incluso acelera la rotación de personal entre empresas, con la pérdida de conocimientos asociada.

Pero, a pesar de las dificultades, las empresas que trabajan en entornos industriales y las empresas especializadas en estos servicios necesitan constantemente seleccionar y contratar personal de mantenimiento. En ocasiones ocurre que se ha iniciado un proceso de cambio en el departamento; en otras que han cambiado las necesidades de la planta o la empresa, requiriéndose más personal; o incluso, se han producido bajas inesperadas. En todos esos casos nos vemos en la necesidad tendremos necesidad de adicionar personal a la plantilla de mantenimiento.

La selección y contratación de personal debe seguir un proceso que asegure que la incorporación vaya a ser exitosa. Así, selección y contratación deben seguir una metodología que se resume en los siguientes pasos: captación y reclutamiento de candidatos; preselección de currículum vitae; entrevista personal y técnica y elaboración de informes; selección candidato; contratación; plan de acogida, periodo de prueba y seguimiento.

El paso final que completa el proceso de selección es el seguimiento de la integración y desempeño de los nuevos empleados. Se debe facilitar la integración de las nuevas personas en su nuevo entorno de la manera más rápida y eficaz para que desempeñen su puesto con el nivel de exigencia debida y a través de su seguimiento y evaluación retener y motivar al talento de la empresa.

Captación y reclutamiento

El primer paso para incorporar personal al departamento de mantenimiento es captar y reclutar candidatos. Suele decirse que una mala selección puede hacerse con un buen reclutamiento, pero que si los candidatos reclutados no son buenos, es imposible que la selección sea exitosa.

Por ello, hemos de lograr en primer lugar captar el máximo de individuos para el puesto en cuestión. Los medios para la captación de candidatos son diversos: oficinas de empleo, base de datos de la empresa, candidaturas espontáneas recibidas con anterioridad, currícula a través de los empleados, anuncios en prensa, revistas, universidades, escuelas profesionales, ferias gremiales, foros y anuncios en Internet, sin olvidar el reclutamiento interno.

De todos ellos, la forma más novedosa es la captación de candidatos a través de Internet. Determinadas empresas (de las denominadas puntocom) ofrecen gratuitamente la posibilidad de colocar ofertas de empleo en sus páginas, sin más requisito que aportar una serie de datos. Estas empresas ofrecen también algunos servicios de pago, como destacar anuncios, insertar publicidad, etc.

La respuesta a estos anuncios es desigual: los puestos de ingenieros y técnicos titulados reciben una cantidad enorme de respuestas, mientras que los profesionales relacionados con oficios no suelen responder a este tipo de anuncios. La razón es doble. Por un lado, hay en el mercado laboral un gran número de recién titulados en busca de empleo, frente a una carencia muy grande de profesionales relacionados con determinados oficios (torneros, fresadores, soldadores). Por otro, el acceso a Internet de los primeros es mucho más alto que los segundos. Por todo ello, Internet es un buen medio de reclutamiento en el caso de querer contratar técnicos titulados y personal de joven con poca experiencia.

Para otros casos, son más interesantes otras opciones de reclutamiento. Los anuncios en prensa deportiva suelen tener una respuesta más que aceptable, sobre todo colocada determinados días de la semana (los lunes, antes o después de algún acontecimiento deportivo importante, etc.)

Preselección de currícula

En esta fase es necesario hacer una preselección de candidatos, eligiendo de entre los empleados internos en potencia y de los que hayan contestado a nuestros anuncios, a aquellos que en principio puedan reunir las condiciones exigidas y ajustarse más al perfil. De esta manera, de entre los candidatos debemos desechar los siguientes:

• Aquellos cuyos expectativas económicas superen lo que la empresa está dispuesta a pagar
• Aquellos que no reúnan los requisitos académicos mínimos que se exijan.
• Aquellos que no tengan la experiencia deseada
• Aquellos que residan a una distancia que pueda suponer un problema para el desempeño de su trabajo. Hay muchos trabajadores dispuestos a cambiar su lugar de residencia, pero muchos de ellos lo están por no conocer exactamente los gastos que supone. Una vez el trabajador comprueba estos gastos, un porcentaje importante causa baja voluntaria en la empresa, con los trastornos que ello supone. En otros casos, el trabajador está dispuesto a trasladar su residencia durante algún tiempo, hasta encontrar algo interesante cerca de su domicilio habitual. Estos aspectos hay que tenerlos en cuenta antes de preseleccionar al candidato

Es importante preseleccionar, al menos, 3 candidatos que reúnan los requisitos exigidos antes de continuar el proceso de selección.

La selección: pruebas

Las pruebas que deben realizar los candidatos para poder saber si el personal reclutado reúne los requisitos que requiere el puesto son diferentes, dependiendo del puesto que se quiera cubrir.

No obstante, hay una serie de aspectos que son comunes que debemos conocer independientemente del puesto a cubrir:

1. Disponibilidad horaria. Hay puestos que requieren trabajo a turnos rotativos, o trabajos en fines de semana,  horarios muy amplios (dedicación exclusiva), o posibilidad de prolongar la jornada sin previo aviso para atender problemas urgentes. Es conveniente cerciorarse de que la disponibilidad horaria que ofrece el candidato coincide con la que necesitamos
   2. Disponibilidad para viajar o cambiar la residencia.Hay puestos que suponen viajar de una forma más o menos constante o bien cambiar la residencia si se quiere acceder a ese puesto. La necesidad del cambio de residencia puede venir dado o bien porque el centro de trabajo esta lejos de donde se reside o bien porque venga asociado a la promoción interna. Es importante conocer ambas disponibilidades a la hora de valorar el grado de ajuste de los candidatos al perfil buscado.
   3. Disponibilidad para incorporarse.Hay puestos de trabajo que requieren una incorporación inmediata, es importante conocer el tiempo en el que la persona podría incorporarse a nuestra empresa dado que cabe la posibilidad de que tengan firmadas ciertas cláusulas de permanencia en su empresa que retrasen su incorporación de una forma importante. Así, la disponibilidad inmediata puede llegar a ser un punto determinante a la hora decidir que candidato se incorporara en nuestra empresa, pero no por ello descartar a candidatos que se ajusten más al perfil buscado. Es mejor esperar más tiempo e incorporar un buen candidato que contratar con prisa a uno mediocre.
   4. Conocimientos técnicos sobre el puesto a cubrir. Tendremos que diseñar una serie de pruebas, test, exámenes, o preguntas que deban contestar los candidatos, antes de iniciar el proceso. Estas pruebas nos permitirán saber cuales son los conocimientos técnicos que el candidato posee en relación a su puesto. Una manera sencilla de evaluar estos cuatro aspectos antes de pasar a la entrevista personal, es hacer una entrevista telefónica previa.
   5. Aspectos de su personalidad. Comprobar que el candidato tiene los conocimientos necesarios no es suficiente para asegurar que la incorporación será exitosa. Es necesario establecer si su personalidad está acorde con lo que el puesto requiere. Para ello, debemos conocer:

• Competencias: polivalencia, iniciativa, resistencia al estrés…
• Conductas
• Aptitud: capacidad de aprendizaje,  inteligencia, visión espacial, abstracción
• Habilidades

Existen test psicológicos y psicotécnicos que nos permiten establecer con cierto rigor estos puntos. Es conveniente seleccionar las baterías de test aplicables en cada caso, asesorándose por personal especializado.

Otros rasgos de su personalidad que será conveniente estimar serán:

• Compatibilidad de caracteres con el resto de los integrantes del departamento
• Compatibilidad con su jefe directo
• Ambiciones
• Fidelidad a la empresa

A diferencia de los rasgos anteriores, no hay test específicos pensados para determinar cada uno de estos aspectos, se pueden realizar preguntas que pongan al candidato en situaciones reales de trabajo para ver como reaccionaria. Estas preguntas junto con la intuición del seleccionador son lo que mejor puede establecer estos términos. Es importante que se tenga en cuenta que es necesario determinar y valorar cada uno de estos puntos.

6. Conocimiento de idiomas.Cada día, el conocimiento de uno o varios idiomas es más necesario para desempeñar un puesto de trabajo relacionado con mantenimiento. Los equipos no siempre se fabrican en el país en el que se instalan, siendo necesario a veces recurrir a los servicios técnicos del fabricante para poder solucionar averías o problemas complejos, o incluso, para poder explicar a un técnico especializado que está ocurriendo. Además, puede ser interesante intercambiar información con otras plantas que tengan los mismos equipos, que  pueden ser del mismo u otros países. Por todo ello, es conveniente asegurarse de que parte de la plantilla posee conocimientos en idiomas, e incluso es recomendable que en el conjunto de la plantilla haya varios técnicos que hablen inglés, al menos uno que hable francés y otro que hable alemán, como idiomas más comunes en el mundo del mantenimiento. Por todo ello, aunque el Plan de formación contemple cursos en idiomas extranjeros, al menos a las nuevas incorporaciones debiera exigírseles (o al menos considerar este aspecto como valorable positivamente en el proceso de selección) el conocimiento de un idioma extranjero.
7. La remuneración deseada.Es importante conocer las expectativas económicas del candidato. El hecho de que acepte la remuneración que ofrece la empresa no garantiza que el candidato, una vez incorporado, vaya a permanecer en el puesto el tiempo que la empresa necesite o haya pactado con él. Cuando la diferencia entre la remuneración deseada por el candidato y la que la empresa está dispuesta a ofrecer es pequeña, es fácil encontrar el acuerdo. Cuando la diferencia es grande, la empresa debe plantearse si lo que ofrece está en relación con lo que el mercado en general está ofreciendo para puestos de las mismas características. Si la empresa no está dispuesta a revisar este punto, es mejor buscar otro candidato con otras expectativas económicas.

Es muy importante que en el proceso de selección participen, además de personal especializado en gestión de personal, sus mandos directos. Si lo que buscamos es asegurar que el proceso de incorporación sea exitoso, es imprescindible implicar a mando inmediatamente superior y otros que puedan verse afectados, en el proceso de selección, asegurando que estos dan su visto bueno al candidato. Solo así lograremos la implicación del mando en el proceso de adaptación y lograremos la aceptación del seleccionado.

Selección: la entrevista final

A este punto solo llegará un candidato por puesto vacante. Es el momento de definir las condiciones. Para ello, en conveniente fijar una entrevista final con el candidato seleccionado, en el que se le explicarán todos los detalles de la incorporación:

• Sus funciones
• Su posición en el organigrama del departamento
• Todo lo que se espera de él, indicándole, si es posible, la forma en que valoraremos el desempeño de su puesto
• El tipo de contrato
• La fecha de incorporación
• La duración del periodo de prueba
• Sus retribuciones por todos los conceptos
• La evolución de su contrato en el tiempo, si es que se ha establecido

Es muy conveniente, en este punto, que no se prometa nada al trabajador que no se esté en condiciones de asegurar que se cumplirá. Si esto sucede, realizar una promesa sobre el futuro de su puesto que después no llega a materializarse, el hecho será causa de insatisfacción y de desmotivación en el trabajador

Si las dos partes, empresa y trabajador, están perfectamente de acuerdo en todos los extremos, debe procederse a formalizar el contrato de trabajo, de acuerdo a las normativas vigentes.

Tipos de contratos

Las normativas que regulan la contratación de personal varían con frecuencia, por lo que determinados tipos de contratos vigentes en un momento dado pueden no estarlo en otros, y haberse creado a la vez nuevas formas de contratación.

No obstante, las formas más usuales de contratación son las siguientes:

• Contrato en prácticas.Se realiza con un trabajador que ha finalizado recientemente una formación oficial. Tiene ciertas ventajas fiscales y de cotización para la empresa contratante.
• Contrato a tiempo parcial.Este tipo de contrato no cubre todas las horas anuales establecidas por convenio colectivo del sector. La reducción puede ser en la jornada (por ejemplo, trabajando solo 4 horas diarias), reducción horaria a lo largo del mes o en el cómputo total de horas trabajadas. Estos contratos, a su vez, pueden ser de duración determinada o de duración indefinida
• Contrato de duración determinada. Son contratos en que la duración está establecida de antemano, aunque se establece la posibilidad de prórrogas. Según la actual legislación española, los contratos de duración determinada (también denominados contratos temporales) están restringidos a una duración muy corta, lo que dificulta cubrir los puestos habituales de mantenimiento con este tipo de contratos
• Contrato por obra o servicio determinado.Cuando se ha de realizar un trabajo concreto del que no se conoce con exactitud la duración, puede establecerse un contrato de trabajo referido a esa tarea, en vez de referirlo a su duración. Son contratos muy útiles en caso de montajes y de proyectos muy concretos que puedan definirse con facilidad.
• Contrato indefinido.Es el contrato natural en el departamento de mantenimiento. El personal de mantenimiento debe estar en continua formación, aprende con la experiencia, y debe, por consiguiente, ser un personal estable.

Empresas especializadas en selección de personal

Determinadas empresas especializadas en recursos humanos, ofrecen servicios de selección de personal. El coste es razonable, y suele estar en función del sueldo que se ofrece al candidato.

Estas empresas realmente se ocupan de la primera fase: el reclutamiento de candidatos y su preselección, eliminando, de entre los candidatos reclutados, aquellos que evidentemente no cumplen los requisitos. En la mayor parte de los casos, no disponen de conocimientos ni técnicas suficientes para continuar el proceso de selección. Estas empresas ofrecen una serie de candidatos, normalmente de 3 a 5, para que la empresa continúe el proceso de selección.

En general, se recurre a ellas por desconocimiento de las técnicas de reclutamiento, o por falta de tiempo para realizar una meticulosa selección.

En realidad, es muy cuestionable que una empresa dedicada a la selección de todo tipo de personal pueda realizar la selección de personal de mantenimiento con garantías de éxito. El éxito dependerá no del trabajo de la empresa de selección, sino del propio trabajo al elegir de entre los candidatos propuestos. Un psicólogo, un trabajador social, un abogado, no tienen los conocimientos técnicos suficientes como para distinguir un buen candidato de  uno no tan bueno, para distinguir entre quien sabe hacer un trabajo y quien dice que sabe hacerlo.

En caso de recurrir a estas empresas, deberíamos conocer como van a realizar el proceso de selección. La empresa de selección debería explicar cuales son los test que van a realizar, cuales son los criterios de selección que van a usar y cuales los aspectos que van a valorar. Todo ello pueden indicarlo en la oferta que realicen.

Plan de acogida, periodo de adaptación y seguimiento

Una vez superadas todas las pruebas de selección y aceptadas por ambas partes las condiciones de incorporación, se formaliza el contrato de trabajo y el personal seleccionado comienza su actividad.

Con un buen proceso de selección aún no hemos garantizado que la incorporación será exitosa. Al incorporar un nuevo miembro a la organización debería establecerse como va a realizarse el proceso de ‘aterrizaje’ y establecer un plan de acogida. Al nuevo contratado habrá que explicarle al menos:

• El proceso productivo
• Las instalaciones
• Las normas de seguridad
• Todos los procedimientos de trabajo que puedan afectarle
• Todas las normas no escritas (lo que se denomina habitualmente ‘cultura de empresa’)
• Las tareas que deba realizar y que no conoce

Es muy habitual (demasiado) que este proceso de incorporación o aterrizaje no esté institucionalizado, no exista un procedimiento que deba seguirse en la incorporación de nuevo personal. Lo habitual es situar a los nuevos técnicos u operarios al lado de uno que lleve bastante tiempo y que ese individuo se encargue de la formación. Este sistema tiene la ventaja de que los mandos no tienen que preocuparse ni de establecer un sistema para la incorporación ni preocuparse por el nuevo individuo. Periódicamente, preguntarán a la persona a la que hemos encargado la tarea de la formación del nuevo personal que tal va, que opinión le merece, y basándose en esa información, se decidirá sobre su continuidad tras el periodo de prueba.

Pero este sistema no es el óptimo. Las desventajas son las siguientes:

• Se perpetúan los malos vicios y las costumbres equivocadas
• El personal encargado de llevar a cabo la misión de incorporar al nuevo miembro de la organización no es experto ni ha recibido nunca formación sobre como debe llevarlo a cabo
• ¿Qué ocurre si esta persona está desmotivada o desencantada con la empresa? Indudablemente, que transmitirá su desmotivación

No podemos dejar una parte tan importante en la contratación de un nuevo miembro como el proceso de incorporación en manos de cualquiera, si lo que queremos es garantizar el éxito del proceso. La empresa debería tener establecidos una serie de mecanismos estándar para las nuevas incorporaciones. Estos mecanismos deberían contemplar:

• Formación genérica sobre la planta y el proceso:

Puede redactarse un documento que sirva de guía para esta formación. Este documento puede contener datos históricos sobre la planta (cuando se construyó, capacidad inicial, nº de operarios iniciales y actuales), sobre el proceso productivo (qué se produce, como se produce, donde se produce y cuanto se produce), sobre la organización (organigrama funcional), etc.

Este documento será común a cualquier nueva incorporación, no importa a qué departamento se refiera.

Puede optarse por entregar el documento al nuevo personal, y organizar una sesión en la que, además de entregársele el documento, se le explique en detalle. Esta segunda opción garantiza su lectura.

• Formación sobre el departamento de mantenimiento.

Al nuevo incorporado habrá que explicarle cuales son las bases del mantenimiento en la planta; cuales son los equipos críticos, y los principales problemas que suelen tener; como se solicitan herramientas y útiles; que debe hacer para que se le faciliten repuestos y materiales que pueda necesitar; como se le comunicará y organizará su trabajo; como debe documentar su actividad; como debe proceder si desea presentar propuestas de mejora, etc.

• Formación en seguridad.

Ningún operario debería trabajar en una planta industrial sin haber recibido una formación mínima sobre los riesgos de su trabajo.

• Formación sobre cada una de las tareas a realizar.

Lo ideal sería listar todas las tareas que tiene que llevar a cabo y realizar una formación específica en cada una de ellas. En esto, son de gran ayuda los Procedimientos, y es una de las razones más por las que el departamento de mantenimiento debe redactar procedimientos para la realización de cada una de las tareas más habituales.

Al menos, los problemas más habituales de su trabajo sí deberían recibir un tratamiento especial, y ser objeto de una o varias sesiones concretas.

Es muy importante llevar un seguimiento de la adaptación del nuevo empleado a su puesto y establecer sistemas de evaluación objetiva que nos digan si la persona su pera o no el periodo de prueba.