El Análisis de Causa Raíz (ACR) es una gran herramienta, pero sólo si sabe cuándo y cómo usarlo.
Sin los procesos empresariales adecuados, es decir, un flujo de proceso robusto que explique claramente los puntos de activación, las funciones, las responsabilidades y las rendiciones de cuentas, el ACR puede fracasar. En este segundo blog de tres explorando puntos problemáticos comunes en lo que se refiere a ACR, vemos la importancia de crear procedimientos estándar cuando se trata de resolver problemas.
Empieza con la documentación adecuada
Es una gran idea invertir tiempo y recursos para documentar su proceso de ACR. Su protocolo escrito debe incluir:
- Los desencadenantes que conducen a una ACR – estos deben ser cuidadosamente considerados para que no esté haciendo demasiadas ACR (o muy pocas) cada mes
- Los empleados responsables de la ACR – un equipo de facilitadores, idealmente procedentes de la primera línea en la producción o las operaciones.
- La rapidez con la que se debe hacer – tiempos de respuesta ideales para las investigaciones
- ¿Qué sistema usar para completar el ACR? Sus sistemas y software
- ¿Quién revisa los ACR ya completos? un miembro capacitado de su equipo de gestión
Una vez que este documento esté en su lugar, no importa si su actual campeón de la ACR deja el negocio. Los puntos de activación aseguran que el proceso se inicie y cualquiera puede fácilmente referirse a la documentación para ver exactamente lo que hay que hacer. Pero si tu campeón del ACR se va mañana, y no tienes esta documentación en su lugar, entonces es probable que tengas un problema, ¿verdad?
El ACR requiere la propiedad
Un elemento fundamental para el éxito del ACR es la rendición de cuentas. Es decir, dar un claro sentido de propiedad del proceso a una persona o equipo con responsabilidades claramente definidas. Puedes hacer esto asegurándote de que es parte de los KPI de esa persona/equipo, para que el rendimiento pueda ser medido contra el éxito de cualquier ACR que ocurra.
Es una buena idea crear una masa crítica de personas que entiendan el proceso ACR. Para ello, es necesario construir un programa de apoyo y formación continua y cíclica, con revisiones periódicas de la salud, que comience por identificar y formar un grupo inicial de empleados que serían grandes facilitadores. El apoyo continuo refuerza el aprendizaje y al cabo de un año, estos facilitadores necesitarían una capacitación de actualización, en cuyo momento se podría identificar y traer un nuevo grupo de facilitadores de ACR para capacitar.
Este proceso construye y fortalece su capacidad en el ACR.
Todo se reduce a la debida diligencia
No tiene mucho valor completar un ACR si es simplemente un ejercicio de “marcar la casilla” o si la dirección tiene la actitud de que es “sólo algo que hay que hacer
Para llegar al punto en que ACR lo ayuda a eliminar defectos y problemas recurrentes para lograr un estado de mejora continua, debe asegurarse de que los gerentes responsables de firmar los resultados de un ACR inviertan el tiempo y la atención adecuados para hacerlo. Todos los gerentes deben estar capacitados en la intención de su programa ACR y deben saber quién es responsable de garantizar la calidad del programa.
Hemos visto informes ACR firmados por los equipos de gestión a pesar de que a los informes les faltaba información clave o eran completamente engañosos. A veces, la calidad del informe no es auditada. Otras veces, se acepta la mediocridad. De cualquier manera, muestra un desprecio por el proceso de ACR – tal vez impulsado por la falta de fe en que el ACR puede conducir a resultados finales. Pero, bien hecho, ACR puede marcar una gran diferencia en el resultado final. ¿El activo que estuvo fuera de línea por 100 horas y le costó al negocio 100 millones de dólares? Si un ACR se hubiera hecho correctamente la última vez que falló, entonces no estarías diciendo adiós a esas ganancias.
Los equipos de gestión deben dejar claro que creen y respetan el proceso de ACR. La construcción de una cultura de mejora continua -que a su vez requiere una cultura de resolución de problemas- ayuda a difundir un fuerte mensaje en toda la organización. El cambio puede llevar tiempo, y a menudo se encuentra con cierta resistencia, pero sin duda vale la pena el esfuerzo.
