Computarizado (CMMS)

Si echamos un vistazo a la historia, el mantenimiento fue en gran parte reactivo en lugar de proactivo, debido al uso de lápiz y papel antes de la década de 1980. Por lo tanto, el mantenimiento solo se puede programar si algo sale mal. Durante este tiempo, el mantenimiento preventivo no era ideal para el uso de activos de seguimiento porque los registros de mantenimiento de activos se almacenaban en archivadores.

Entre finales de los 80 y principios de los 90, las empresas empezaron a convertirse en computadoras y a dejar de seguir el mantenimiento con lápiz y papel. Este cambio permitió a CMMS ayudar a las empresas a realizar un seguimiento rápido de las órdenes de trabajo, producir informes eficientes y, finalmente, decidir qué activos necesitaban mantenimiento preventivo. El uso de CMMS dio lugar a la expansión de los ciclos de vida de los activos, a la reducción de los costos y al aumento de las ganancias en gran medida.

Mantenimiento (CMMS)

El mantenimiento es la tarea diaria que los usuarios realizan cuando utilizan un CMMS, como dar información sobre una orden de trabajo o inspeccionar un generador a partir de una solicitud de mantenimiento preventivo.

En total, las tareas diarias de un técnico no pueden completarse mediante un programa informático estándar, pero puede priorizar eficazmente las tareas como la gestión del inventario y el mantenimiento preventivo. Al utilizar el CMMS, los trabajadores pueden concentrarse realmente en un mantenimiento más práctico.

Gestión (CMMS)

El papel más importante de CMMS es gestionar el mantenimiento. El software de administración de mantenimiento permite a los usuarios tener una visión profunda de sus necesidades de mantenimiento con complicados cronogramas de órdenes de trabajo, plazos de inventario e informes confiables. CMMS reduce la sobrecarga de la gestión de mantenimiento al permitir que las organizaciones recuperen datos precisos y tomen decisiones competentes.

Sistema (CMMS)

En el CMMS, un sistema es una colaboración de características y capacidades. Para maximizar los beneficios de la CMMS, el mejor sistema sería aquel que redujera los costos, ahorrara tiempo y permitiera a los trabajadores completar sus trabajos de mantenimiento existentes de forma eficiente. Muchos sistemas de CMMS ofrecen diferentes soluciones debido a la variedad de sistemas que existen.

Los paquetes de CMMS pueden producir informes de estado y documentos con detalles o resúmenes de las actividades de mantenimiento. Cuanto más sofisticado sea el paquete, más instalaciones de análisis estarán disponibles.

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¿Por qué Dejas que tus Presupuestos te Frenen?

La oportunidad de “no pensar”

Digamos que tienes tu propio negocio. Tienes la oportunidad de invertir algo de dinero y obtener un retorno de la inversión que es más que el total de tu inversión en el primer año (el retorno de la inversión es más del 100% en el primer año). Además, ese retorno de la inversión continuará durante muchos años. Invertiría usted?

La mayoría de los empresarios que dirigen sus propios negocios dirían que sí. Después de todo, la propuesta es “obvia”. No hay muchas inversiones con un reembolso tan grande. Sin embargo, muchos gerentes en la mayoría de las grandes empresas no lo aceptarán. ¿Por qué?

¿Qué les pasa a los gerentes?

En respuesta, nada, pero muchos gerentes aún no lo harán, no es su trabajo. Pueden tener miedo de no tener un presupuesto para pagarlo y no tienen responsabilidad sobre las áreas donde se gasta el dinero y donde se obtendrán los beneficios.

Digamos que podemos eliminar la restricción del presupuesto, ¿cambiaría eso la respuesta del gerente? Lamentablemente, en muchos casos no lo hace. El papel del gerente es mantener las cosas estables y predecibles, seguir los procesos y asegurarse de que se utilicen las prácticas establecidas. Se supone que no deben agitar las cosas, sino todo lo contrario. Su tarea es ser reacio a los riesgos. Muchos gerentes no se deciden por la obvia inversión “evidente”, aunque no estén limitados por el presupuesto. Simplemente no es su trabajo y la decisión de salirse de las restricciones presupuestarias casi siempre está por encima de su nivel salarial !

Si estás leyendo este blog, probablemente seas una persona técnica con responsabilidades de confiabilidad y mantenimiento, probablemente un gerente, en una empresa con una fuerte dependencia de sus activos físicos para el éxito. La mayoría de los lectores no son personas operativas/productoras o incluso gente financiera. Las personas operativas, como los técnicos, a menudo carecen de educación en finanzas y negocios. Sin embargo, las personas de las buenas finanzas sabrán que hay muchas maneras de proveer financiamiento para una iniciativa de mejora y no todas requieren que usted les proporcione presupuesto en el departamento de mantenimiento o producción / operación.

Opciones de Financiamiento

Cuando una empresa quiere nuevos activos físicos, algo tangible que puede venderse si es necesario, puede encontrar financiación: arrendamientos, préstamos o simplemente puede poner en efectivo. Por lo general, esos activos se tratan como capital y se deprecian gradualmente durante un período de tiempo, pero si se arriendan, el desembolso de efectivo se trata como un gasto y proporciona un tratamiento fiscal más favorable.

Las iniciativas de mejora se pueden capitalizar o tratar como gastos -a menudo los segundos, y el dinero se muestra en los presupuestos, por lo general los controlados por quienes deben realizar el trabajo (departamentos de confiabilidad, mantenimiento y funcionamiento). Si el gerente no pone suficiente en su presupuesto para el esfuerzo de mejora, o si el presupuesto para el mismo no es aprobado, la iniciativa se desacelera, se estanca o se detiene. La oportunidad de obtener esa gran recompensa se pierde.

Confianza y silos

Por supuesto, muchos gerentes pueden carecer de la confianza necesaria de que realmente pueden hacer que la iniciativa funcione. Pueden poner dinero en sus presupuestos para las mejoras, pero no lo llevarán a otro lugar donde esperan ver la recuperación.

Si la inversión se requiere en mantenimiento y la recuperación es en ingresos (no forma parte de ningún presupuesto de mantenimiento), entonces hay otra barrera: los silos organizacionales. Existe una buena posibilidad de que la partida presupuestaria no se apruebe porque no hay una recuperación evidente en el mantenimiento. La recuperación está en otro silo y el presupuesto siempre se realiza en silos. ¡Esto frena muchas iniciativas!

La mayoría de las iniciativas de mejora de la confiabilidad y el mantenimiento no proporcionan su más rápido retorno en el mantenimiento. El reembolso más rápido probablemente se producirá en la producción (niveles de producción más altos) y, por lo tanto, aparecerá como ingresos. Los ahorros en el mantenimiento suelen tardar mucho tiempo en aparecer porque hay mucho que hacer antes de poder aprovechar el aumento de la eficiencia y la eficacia del programa de confiabilidad.

Un gerente general puede tener la autoridad para hacer que la iniciativa suceda, pero a menudo son de entornos operativos y realmente no entienden los matices financieros tan bien como cabría esperar. Si lo hicieran, entonces probablemente veríamos muchas más iniciativas de mejora.

Realmente necesitamos involucrar a las finanzas

Los ejecutivos y los gerentes financieros tienen el tipo correcto de educación y papel empresarial. Se les asigna la tarea de asegurar que el dinero se gaste sabiamente y en áreas donde sea más beneficioso. Ellos entienden la rentabilidad y normalmente son responsables del panorama financiero general. Si necesitan gastar en la zona A para obtener una retribución en la zona B, entonces pueden hacerlo. Los administradores de las áreas A y B están atascados con solamente su parte del cuadro y sus presupuestos. A menudo, ni siquiera llegan a ver el panorama general, y mucho menos a tomar decisiones de gran alcance.

Así que ahora vamos a hacer una oferta a su Gerente Financiero o Vicepresidente Ejecutivo de Finanzas.

He aquí un proyecto de $20 millones de dólares que se pagará a sí mismo en el primer año y seguirá pagando a niveles que superan los $20 millones de dólares por año en el futuro previsible. Como el empresario puede ver el beneficio obvio, pero aún así se preguntará de dónde va a sacar los $20 millones de dólares. Si los tuviera, probablemente diría “sí” y buscaría el oro. Estaría loco e incluso fallaría en su deber fiduciario si no lo hace.

Ahora le ofrecemos una financiación externa que no requiere pagos antes de que empiece a llegar el reembolso y mantiene esos pagos por debajo del nivel de beneficios que se están realizando. La inversión inicial de $20 millones de dólares se trata como una Línea de Crédito (LOC). A medida que los costos de la iniciativa se acumulan, el saldo de la LOC aumenta. Si se espera que el reembolso comience en el mes 6, entonces el primer pago contra la LOC es al final del mes 6. La cantidad del pago se establece por debajo de la cantidad de reembolso para que la iniciativa se pague a sí misma. Ese pago continúa hasta que la LOC se liquide. Ese tiempo puede ser más largo que el que se necesita para hacer las mejoras y siempre se puede pagar antes. El proyecto sigue siendo positivo en efectivo para todo el proyecto y el reembolso continúa más allá de él.

Los financieros verán eso como un buen negocio y es posible establecerlo si la compañía tiene un crédito lo suficientemente bueno como para permitir el LOC.

Conclusión y llamado a la acción.

Los proyectos de mejora de confiabilidad y mantenimiento, si están bien pensados ​​y elaborados, pueden proporcionar retornos de inversión sorprendentemente altos que serían atractivos para cualquier inversor. En realidad, son bastante fáciles de financiar si el caso de negocio está lo suficientemente bien organizado y si existe la confianza de que la compañía puede llevarlo a cabo.

Si cree que tiene una gran oportunidad de ahorro de costos y generación de ingresos que se puede lograr a través de una mayor confiabilidad de los activos y un mantenimiento más eficiente, entonces tiene el tipo de oportunidad descrita anteriormente. Como gerente técnico o de operaciones, probablemente necesite ayuda para cuantificar los beneficios y el alcance de la iniciativa de mejora. Eso es mejor proporcionado por especialistas en estas iniciativas de mejora a gran escala. ¡La inversión inicial en hacer ese tipo de análisis inicial no es muy alta y probablemente sea algo que podría, si es necesario, incluso esconderse en su presupuesto!